La posta elettronica è diventata un potente strumento di lavoro, ma la sua popolarità fa sì che la si usi a volte in modo superficiale, inappropriato o maldestro, caratterizzando l’autore come poco professionale nel proprio lavoro o nel proprio business. Per tale motivo, nel componimento di una e-mail in inglese è importante rispettare alcune semplici regole.
Oggi tutti facciamo molto affidamento sull’e-mail per comunicare con colleghi, clienti, fornitori, business partner. Per questo, e soprattutto in un ambito internazionale, ogni e-mail che inviamo dovrebbe essere ben scritta e servire allo scopo previsto. E-mail efficaci, non solo condividono le informazioni in modo chiaro e conciso, ma fanno risparmiare tempo e fatica sia per il lettore che per il destinatario.
Questo, a lungo termine, ha un impatto sui profitti dell’azienda e sul tuo personal branding.
Dai un titolo corretto all’oggetto dell’e-mail.
L’oggetto è il titolo della comunicazione. Più è preciso e conciso, più aumenta la possibilità che il messaggio sia letto e riceva risposte in breve tempo. Sempre per questa ragione correggi l’oggetto della mail se il contenuto dello scambio di posta è cambiato. Quando si confondono i contenuti, è molto più difficile per il destinatario trovare l’e-mail, in una successiva ricerca, perché il contenuto che sta cercando non corrisponde all’oggetto.
Usa gli elenchi puntati ed evidenzia l’invito all’azione.
Gli elenchi puntati sono tipici della cultura anglosassone e rendono molto più facile per il destinatario leggere l’e-mail in modo rapido ed efficace perché lo aiutano anche a identificare i punti principali dell’e-mail. Se occorre che il destinatario faccia qualcosa dopo aver ricevuto l’e-mail, evidenzia l’invito all’azione.
Sii breve e poni attenzione al tono.
Nessuno ha il tempo di leggere un’e-mail di 10 paragrafi, quindi non inviarla. Se devi ricorrere a 10 o anche 5 paragrafi, probabilmente l’e-mail non è lo strumento adatto per questa condivisione. Il tono di un’e-mail è difficile da valutare, ma il più delle volte il lettore assegnerà un tone of voice, anche quando non era previsto, quindi fai attenzione a non creare equivoci nella tua e-mail.
Correggi sempre le tue e-mail.
Anche se stai scrivendo in una lingua che non è la tua lingua madre, l’invio di un’e-mail con errori di battitura, grammatica zoppicante o parole errate ti fa fare brutta figura. Prenditi un minuto in più per rileggere l’e-mail. Alcuni software come Grammarly ti danno un aiuto automatizzato, seppure non efficace al 100%.
Esercitati con Selfienglish.
Come forse sai già, con Selfienglish – Learn Your Way puoi potenziare la tua padronanza dell’inglese, ma anche, se lo desideri, migliorare la tua capacità di comunicare ed esprimerti in lingua inglese. Perché non provare subito? Scrivi una mail in inglese a info@selfienglish.it.
