L’organizzazione del business meeting è una delle competenze aziendali più rilevanti. Un incontro ben orchestrato, anche nella scelta dell’orario (preferibilmente la mattina), può essere una concreta opportunità di sviluppo commerciale internazionale, ma anche il modo per far avanzare un progetto o unire i partecipanti intorno ad un obiettivo comune ben definito.
Ecco perché sarebbe meglio non lasciare nulla al caso e fare attenzione a rispettare i prossimi cinque punti dell’organizzazione.
Pianificazione del business meeting.
A monte di tutto, c’è la definizione di una data, di un orario e di un luogo. Questi dati potrebbero essere difficili da ottenere stante il pressante ritmo di lavoro della maggior parte delle persone. Esistono strumenti, come Doodle, che ti permettono di creare, da desktop o da mobile, sondaggi condivisi per indicare opzioni di data, orario e luogo. Gli invitati possono votare una o più opzioni e solo tu riceverai le informazioni utili a stabilire una scelta che soddisfi la maggioranza del gruppo.
Prepara l’agenda della riunione in inglese.
Per inglesi e americani è un punto imprescindibile. Prima dell’incontro, condividi in inglese l’agenda del business meeting. Specifica in modo sintetico, ma accurato, gli obiettivi dell’incontro e i punti che saranno trattati. Questo eviterà conversazioni inutili, e ridurrà i tempi della riunione. E i partecipanti nutriranno aspettative realistiche, con conseguente efficacia complessiva del meeting.
Definisci la logistica della riunione.
Può sembrare banale, ma spesso i latini dimenticano alcune specifiche che sono caratterizzanti del business meeting. Abbi cura di comunicare tutti i dettagli importanti ai partecipanti: dove si svolgerà la riunione, l’ora d’inizio, l’ora prevista per la fine, quali informazioni pertinenti ciascuno dovrà raccogliere o fornire prima della riunione.
Invita solo le persone realmente interessate.
È un incontro di lavoro, non un party aziendale. Quindi, avere più persone di quante ne occorrano porta spesso a una discussione più lunga, che può a volte ingenerare l’impressione collettiva di una perdita di tempo. Accertati, però, che gli invitati la cui presenza rileva ai fini della buona riuscita del meeting confermino la presenza. La mancanza di ”persone chiave” potrebbe impedire di prendere decisioni tempestive o di discutere adeguatamente alcuni punti.
Prenditi cura delle esigenze dei partecipanti.
Gestisci il meeting con un certo sense of humour, ciò incoraggia la partecipazione e potenzia la tua immagine di manager di successo. Utilizza video motivazionali per promuovere energia e attenzione negli astanti. Ricorda di ringraziarli per la partecipazione e per aver offerto soluzioni e suggerimenti per il raggiungimento degli obiettivi.
Selfienglish per organizzare il business meeting in inglese.
Come vedi un’efficace gestione delle riunioni di lavoro inizia con le prime fasi di pianificazione e organizzazione, ma continua con altre piccole cure che denotano il tuo stile e quello della tua azienda. Ovviamente, anche comunicare in inglese in modo corretto rientra tra queste accortezze.
Selfienglish è al tuo fianco per partire dalle tue caratteristiche personali e dalle tue esigenze professionali e configurare il processo di apprendimento con contenuti, tecniche e strumenti specifici. Il vantaggio è quello di integrare lo studio con il lavoro e concentrarci subito su ciò che davvero ti serve per raggiungere il tuo obiettivo.
